Tugas Front Office PBU VIII (referensi lain tentang first impression dan komponen registrasi tamu)

First Impression! Pentingnya kesan pertama untuk seorang sales person

Dear Colleagues and friends

Apabila kita berkunjung ke sebuah hotel atau Bank maupun dealer mobil mewah di kota kota besar maka kita akan di sambut oleh pramuniaga yang sangat ramah dan menarik dari segi penampilannya. Membuat kesan pertama yang membangkitkan gairah serta kepercayaan kita untuk melanjutkan langkah ke depan.

Kesan pertama dalam awal pertemuan adalah kesan yang paling penting yang dapat di lakukan oleh seorang sales person. Kesan pertama tidak hanya di berlakukan pada sales person dengan category product tertentu saja. Namun itu merupakan sebuah standar baku, wajib dan pokok yang harus di jalani oleh seorang sales person.

Kesan pertama memiliki peranan penting untuk melanjutkan sebuah proses penjualan. Kesan pertama merupakan pondasi awal untuk membangun sebuah pemikiran dan kepercayaan konsumen, prospect maupun klien  kepada seorang sales person.

Berikut adalah beberapa langkah mudah yang di ambil berdasarkan kejadian di lapangan ”Bagaimana memberikan kesan pertama yang hebat ” di antaranya :

1.Tepat waktu

2.Jadilah diri sendiri dan Percaya Diri

3.Berpenampilan yang menarik dan rapi

4.Pelajari segala sesuatu tentang target prospect, konsumen, klien

5.Sambut dengan senyum persahabatan

6.Mulailah ice breaking atau cairkan suasana dengan obrolan pembuka seputar klien.

7.Fokus, dan buat tatapan mata dengan konsentrasi

8.Jangan berbicara yang kontroversial, jangan terlalu banyak berbicara

9.Jangan bercanda terlalu berlebihan dan tidak pada tempatnya

10.Jadilah pendengar yang baik dan menyimak obrolan yang terbentuk

11.Jadilah penglihat situasi yang baik, apabila situasi tidak menunjang maka jangan di paksakan.

12. Bersemangatlah, dan bangunlah senyuman setiap kali ada kesempatan

Referensi : http://alibusro.blogspot.com/2010/11/first-impression-pentingnya-kesan.html

Komponen Proses Registrasi

Tahap ini biasanya umum digunakan pada saat menangani proses registrasi tamu, diantaranya :

1.       Menyambut Tamu (Welcoming Guest)

2.       Menawarkan Bantuan (Offering Help)

3.       Menanyakan apakah tamu sudah memiliki pemesanan kamar sebelumnya

4.       Menawarkan jenis kamar dan fasilitas hotel dengan Selling Technique

5.       Menetapkan kamar tamu (Assigned Room)

6.       Mendaftarkan Tamu (Registration)

7.       Memeriksa cara pembayaran tamu (Checking Methode of Payment)

8.       Mengkonfirmasi seluruh data (Repeating Data)

9.       Membuat kartu tamu, kupon makan, dan kunci kamar (Issuing Guest Card, Breakfast Meal Coupon, and Room Key)

10.   Mengucapkan salam kepada tamu (Last Greeting)

Referensi : MODUL PEMBELAJARAN (MENYEDIAKAN AKOMODASI RECEPTION)

Tugas Front Office PBU VIII (mengartikan dan merangkum)

Pentingnya Kesan Pertama

Kesan pertama akan sangat dirasakan oleh tamu ketika tamu tersebut datang ke hotel dan penting untuk membangun hubungan bisnis yang berkelanjutan. Tamu yang disambut dengan hangat akan mempunyai respon positif terhadap hotel, dan menginginkan respon yang sama dari semua karyawan hotel lainnya namun apabila tamu tersebut disambut dengan dengan setengah hati, maka tamu tersebut tidak akan nyaman selama menginap di hotel. Yang disebut sambutan hangat itu bermacam-macam, mulai dari simpati Front Desk Agent terhadap traveler, yang sudah menghabiskan waktu berhari-hari untuk bepergian, mereka dapat merasakan kepenatan dalam diri mereka dan disinilah peran Front Desk Agent untuk simpati terhadap mereka sangat dituntut. Contoh kasusnya adalah Mr. Traveler tiba di hotel pada pukul 09.15 pagi untuk melakukan registrasi ia tampak sangat marah karena terlambat datang untuk presentasi penting kepada investor group, ia ingin masuk ke kamarnya, drop off bagasi dan mendapatkan transportasi umum ke tempat presentasi. Cara kerja Front Desk Agent yaitu, porter menghandle  barang Mr. Traveler, koordinasi concierge untuk menyiapkan taksi dan mempersiapkan kartu terima penyimpanan barang dan mengantarnya ke loby hotel untuk melakukan registrasi sebentar dan melanjutkan ke tempat presentasinya. Pemanfaatan waktu yang baik ini akan membuat Mr. Traveler tiba di tempat presentasi tepat pada waktunya dan ketika kembali ke hotel ia akan sangat berterima kasih kepada Clerk yang sedang bertugas, semua dimulai dari keramah-tamahan.

Komponen Proses Registrasi

Proses pendaftaran adalah salah satu dari banyak titik interaksi dengan tamu, landasan pelayanan yang dimulai dari sebelum, selama dan setelah tinggal tamu. Bagian ini membahas pentingnya menanyakan  data tamu yang dikonfirmasi dari proses pemesanan sebelumnya atau dimulai dengan tamu yang datang tanpa pemesanan kamar sebelumnya. Sementara tamu yang sudah menginap, kita bisa berkomunikasi dengan mereka, memelihara catatan akuntansi yang akurat, menanggapi tentang masalah keuangan dan menindaklanjuti layanan yang diinginkan.

Menanyakan Data Tamu

Ini adalah tahap penting dalam proses registrasi dan sudah umum di semua hotel melakukannya, fungsinya untuk mengkoordinasikan bagian lain di hotel untuk mempersiapkan kebutuhan tamu selama menginap. Apabila ada panggilan telepon, surat masuk ataupun paket serta faks untuk tamu harus disampaikan dan petugas bellboy harus mendapatkan informasi yang akurat kepada tamu siapa itu ditujukan, untuk menghindari kesalahan biasanya digunakan spelling nama tamu yang bersangkutan.

Proses Mendaftarkan Tamu

Terdapat beberapa prosedur untuk mendapatkan data yang akurat, memastikan tamu mendapatkan pelayanan yang memuaskan serta cara ini merupakan cara yang efektif dan efisien.

1.       Clerk menangani tamu yang ingin menginap di hotel

2.       Clerk melayani tamu dengan ramah tamah

3.       Clerk menanyakan tentang pemesanan kamar tamu

4.       Tamu melengkapi kartu registrasi

5.       Clerk melihat kelengkapan dari kartu registrasi tamu

6.       Clerk memverifikasi kartu kredit tamu

7.       Clerk mengalokasikan kamar

8.       Clerk menetapkan kamar

9.       Clerk menetapkan harga kamar

10.   Clerk menjual produk dan servis hotel kepada tamu

11.   Clerk mempersiapkan kunci kamar