Tugas Front Office PBU VIII (mengartikan dan merangkum)

Pentingnya Kesan Pertama

Kesan pertama akan sangat dirasakan oleh tamu ketika tamu tersebut datang ke hotel dan penting untuk membangun hubungan bisnis yang berkelanjutan. Tamu yang disambut dengan hangat akan mempunyai respon positif terhadap hotel, dan menginginkan respon yang sama dari semua karyawan hotel lainnya namun apabila tamu tersebut disambut dengan dengan setengah hati, maka tamu tersebut tidak akan nyaman selama menginap di hotel. Yang disebut sambutan hangat itu bermacam-macam, mulai dari simpati Front Desk Agent terhadap traveler, yang sudah menghabiskan waktu berhari-hari untuk bepergian, mereka dapat merasakan kepenatan dalam diri mereka dan disinilah peran Front Desk Agent untuk simpati terhadap mereka sangat dituntut. Contoh kasusnya adalah Mr. Traveler tiba di hotel pada pukul 09.15 pagi untuk melakukan registrasi ia tampak sangat marah karena terlambat datang untuk presentasi penting kepada investor group, ia ingin masuk ke kamarnya, drop off bagasi dan mendapatkan transportasi umum ke tempat presentasi. Cara kerja Front Desk Agent yaitu, porter menghandle  barang Mr. Traveler, koordinasi concierge untuk menyiapkan taksi dan mempersiapkan kartu terima penyimpanan barang dan mengantarnya ke loby hotel untuk melakukan registrasi sebentar dan melanjutkan ke tempat presentasinya. Pemanfaatan waktu yang baik ini akan membuat Mr. Traveler tiba di tempat presentasi tepat pada waktunya dan ketika kembali ke hotel ia akan sangat berterima kasih kepada Clerk yang sedang bertugas, semua dimulai dari keramah-tamahan.

Komponen Proses Registrasi

Proses pendaftaran adalah salah satu dari banyak titik interaksi dengan tamu, landasan pelayanan yang dimulai dari sebelum, selama dan setelah tinggal tamu. Bagian ini membahas pentingnya menanyakan  data tamu yang dikonfirmasi dari proses pemesanan sebelumnya atau dimulai dengan tamu yang datang tanpa pemesanan kamar sebelumnya. Sementara tamu yang sudah menginap, kita bisa berkomunikasi dengan mereka, memelihara catatan akuntansi yang akurat, menanggapi tentang masalah keuangan dan menindaklanjuti layanan yang diinginkan.

Menanyakan Data Tamu

Ini adalah tahap penting dalam proses registrasi dan sudah umum di semua hotel melakukannya, fungsinya untuk mengkoordinasikan bagian lain di hotel untuk mempersiapkan kebutuhan tamu selama menginap. Apabila ada panggilan telepon, surat masuk ataupun paket serta faks untuk tamu harus disampaikan dan petugas bellboy harus mendapatkan informasi yang akurat kepada tamu siapa itu ditujukan, untuk menghindari kesalahan biasanya digunakan spelling nama tamu yang bersangkutan.

Proses Mendaftarkan Tamu

Terdapat beberapa prosedur untuk mendapatkan data yang akurat, memastikan tamu mendapatkan pelayanan yang memuaskan serta cara ini merupakan cara yang efektif dan efisien.

1.       Clerk menangani tamu yang ingin menginap di hotel

2.       Clerk melayani tamu dengan ramah tamah

3.       Clerk menanyakan tentang pemesanan kamar tamu

4.       Tamu melengkapi kartu registrasi

5.       Clerk melihat kelengkapan dari kartu registrasi tamu

6.       Clerk memverifikasi kartu kredit tamu

7.       Clerk mengalokasikan kamar

8.       Clerk menetapkan kamar

9.       Clerk menetapkan harga kamar

10.   Clerk menjual produk dan servis hotel kepada tamu

11.   Clerk mempersiapkan kunci kamar